42 ЛИЧНОСТНЫХ АСПЕКТА ЭФФЕКТИВНЫХ ЗАКУПОК: ВЗГЛЯД С ЗАПАДА

С каждым годом бизнес-процессы переходят на всё более сложный технологический уровень. И это не ограничивается всё большим привлечением компьютерных программ и средств коммуникации. Работа современных компаний немыслима без постоянно совершенствуемых регламентов и процедур. Однако всё это не даст лучших результатов без соответствующего уровня профессионализма работников. Каковы же ключевые личные качества специалиста?

 

Этому вопросу применительно к области закупок и материально-технического снабжения посвящена статья в одном интересном авторском блоге. Данная публикация особенно ценна тем, что написана западным экспертом. Тем более что последние десятилетия все нововведения в области менеджмента поступают к нам из-за рубежа. И тем более что культура работы большинства работников торговли (как поставщиков, так и заказчиков) у нас по-прежнему остается на низком уровне. Мы касались этого больного вопроса в рамках статей об эффективных продажах. При этом подчеркивалось, что основой результативной деятельности являются именно личностные качества работника. Эффективные закупки также предполагают первостепенное значение личности специалиста.

 

Автор статьи, которую мы сейчас рассмотрим, описал профессионала в области закупок подробнейшим образом – 45-ю характеристиками. Однако в процессе перевода с английского мне пришлось убрать некоторую «воду», оставив только 42 пункта. Они приведены далее с небольшими изменениями и дополнениями, внесенными мною с учетом собственного опыта в различных сферах. Думаю, что представленные характеристики не стоит сужать до области закупок. По сути это профессиональные качества менеджера вообще, т.е. специалиста в любой области, где требуется принимать управленческие решения в динамично меняющихся условиях.

 

1. Порядочность. Эта черта складывается из характера и нравственности. Она определяет, насколько вы целостны, надежны и заслуживаете доверия. Говорите то, что вы думаете, и думайте то, что говорите. Делайте то, что вы обязались сделать. Держите своё слово. Не берите на себя больше, чем вы можете сделать, в противном случае вы рискуете не справиться.

Будьте честны. Любое дело требует определенной гибкости в действиях, однако никогда не компрометируйте себя ради дела, иначе оно может стать для вас последним.

Избегайте неправильных поступков. Делайте то, что правильно. Это не просто, поскольку требует смелости. Своими действиями вы говорите гораздо громче, чем словами.

 

2. Знания и организованность. Мастерство владения данными – ключевой ингредиент «соуса» закупок. Вы должны знать о приобретаемом товаре больше, чем тот, кто его продает. Вы обязаны знать, какова предлагаемая вам цена в сравнении с наименьшей стоимостью на заводе и предложениями других поставщиков. Наконец, вы должны быть готовы поднять все эти данные немедленно для оказания поддержки переговорам и планированию.

Однако при этом вы не обязаны быть экспертом. Обращайтесь к экспертам за советом, если потребуется. Это признак интеллекта, а не слабости.

 

3. Прогнозирование. Что и в каком количестве вам потребуется? Где? Каковы рыночные тенденции? Каковы потребительские привычки ваших клиентов, служащие хорошим индикатором? Ваша способность покупать оптимальным образом сильно зависит от этих знаний.

 

4. Предпринимательская жилка. Работаете ли вы так, как если бы это была ваша собственная компания? Не сидите и не ждите, как клерк, пока «деловые дяди» ответят на умные вопросы за вас. Ваше место – это «Корпорация-Я», так что беритесь сами.

 

5. Упреждение. Что может пойти неправильно? Какие возможности существуют? Относится ли ваш товар к категории высокого риска? Покупается ли он вами впервые? Или поставляется новым поставщиком? Хорошо ли осведомлена ваша команда? Упреждение – это, пожалуй, единственный навык, который важен всегда. Он крайне необходим для того, чтобы избежать инерционного ведения бизнеса и управлять им опережающим образом. Мы нередко сталкиваемся с людьми, отделами или компаниями, тратящими всё своё время на «тушение пожаров», возникающих вновь и вновь. Даже небольших упреждающих действий может быть достаточно для того, чтобы пройти долгий путь без аварийных мер.

 

Пример: Вам нужно ввести поставщика в работу к 7 января, чтобы соблюсти график. Соответственно, инженеры должны предоставить вам чертежи к 7 декабря. Однако если вы прождёте до 7 декабря, то (скорее всего) разочаруетесь. Можете подробно разбираться в том, чья это вина, но это не принесёт успеха в «борьбе с пожаром». По уму, ещё 7 ноября следует озадачиться изучением предварительных данных и подтверждением того, что разработка чертежей идёт согласно графику.

 

6. Поведение (авторитет). Будьте проводником командного духа. Вы прячетесь в своем собственном бункере или вы часть Команды? В этом заключается главное отличие между группой снабженцев, ищущих помощи, и командой авторитетов, позитивно влияющей на всю организацию.

 

7. Близость. Покупают не компании у компаний, а люди у людей. Выстраивайте отношения с поставщиками и теми коллегами, для которых вы осуществляете закупки. Навещайте ваших контрагентов.

 

8. Переговоры. Без чего вы не можете жить? А ваш поставщик? Что бы вы хотели иметь? И чего не хватает вашему поставщику? Ищите общую опору и улаживайте. Звучит слишком упрощенно – ведь конкретный список должен родиться в результате переговоров.

Очень часто на деловую встречу являются слабо подготовленными и думают, что могут прийти к соглашению по-своему без какой-либо подготовки. Этот недостаток бывает присущим не только менеджерам по продажам, но и противоположной стороне – представителям Заказчика.

Совет: Максимально изучите свой товар или услугу, прежде чем сесть за стол переговоров. Понять то, в насколько благоприятных условиях вы находитесь, вам помогут инструменты анализа типа модели «Пять сил Портера».

 

9. Коммуникации (как внутрикорпоративные, так и внешние). Однозначные отношения между всеми функциональными группами имеют чрезвычайно большое значение. Чтобы быть по-настоящему успешным, вы должны обладать чертами генерального менеджера и не бояться «ввязываться в бой». Найдите организационную схему вашей компании и заполните чёткими связями пробелы между её блоками. Речь идёт не только о коммуникациях с поставщиками. Значительные результаты может дать и создание прочных связей со своими внутренними клиентами и владельцами бизнеса. Если ваша команда видит и верит, что вы работаете для неё, то она будет рада работать на общие с вами цели.

 

10. Устойчивость и подвижность. Трудности случаются. От того, насколько вы как профессиональный покупатель реагируете и адаптируетесь к ситуациям, зависит ваш вклад в Компанию и, следовательно, ценность вас как профессионала.

 

11. Заинтересованность в качестве. Несомненно, важно знать закупаемый продукт. Конечно, нужно получать лучшую цену (без этого в закупках никак!). Однако вы должны проводить серьезную работу ещё и с департаментами качества поставщиков, чтобы обеспечить выполнение ими взятых на себя обязательств.

 

12. Чувство меры. Слишком мало поставщиков – и вы вынуждены идти на поводу у продавца, либо поставка оказывается в подвешенном состоянии. Слишком много поставщиков – и вы перестаете быть значимыми для них настолько, чтобы они беспокоились о ваших «аварийных» потребностях. Кроме того, вы будете распыляться между многочисленными второстепенными контрагентами.

 

13. Чувство срочности. Не паникуйте, но и не мешкайте. Будьте рассудительны. Просто используйте крепкие навыки решения задач и принятия мер наподобие тех, что практикуются агентством Кепнера-Трего.

 

Справка: Один из патентованных методов анализа, применяемых консалтинговой компанией Kepner-Tregoe, основывается на взвешивании альтернатив. Аналитик составляет список величин и присваивает им численные веса (учитывая, что некоторые из них могут быть безусловными требованиями), даёт каждой альтернативе числовой рейтинг и вычисляет для неё итоговый показатель (как скалярное произведение). Данная техника предполагает, что бессмысленный результат проявится ошибкой в весе или рейтинге и будет исправлен дальнейшей корректировкой значений и итерацией.

 

14. Общительность. Снабжение – работа не для интровертов. Вы должны быть способны разговаривать с людьми так, чтобы им импонировало ваше участие в процессах.

 

15. Миротворчество. Специалисты по закупкам взаимодействуют со всеми департаментами (во всяком случае, непосредственно влияют на каждый из них). Также они являются основными контактными лицами в общении со сторонними организациями. Разногласия и недопонимание неизбежны. Но не будьте их источником – будьте решением.

 

16. Баланс качественного и количественного анализа. Это обязательное требование. Ошибочно думать, что ваша работа ограничивается закупкой материалов. Вам придётся принимать решения в условиях недостаточных данных и находить выход из разнообразных ситуаций, кажущихся тупиковыми. В этом отношении полезно потренироваться в принципе «Красного креста» Дориана Шайнина или, опять-таки, в методе Кепнера-Трего.

 

17. Чувство юмора. Вы имеете дело с людьми, все они допускают ошибки. Если вы были свидетелем рождения или смерти, то вы знаете, что действительно важно в этой жизни. Поэтому не принимайте всё близко к сердцу, а концентрируйтесь на решениях и результатах. Не нужно злиться. В трудных ситуациях вовсе не обязательно опускаться до мелочей. Повседневность не должна быть утомительной. Немного легкомыслия поможет сделать текущие задачи более приятными.

 

18. Избегание конфликта интересов. Вы осуществляете закупки от третьего лица. То есть вы приобретаете продукты, которые не будете потреблять лично, за деньги, которые вам не принадлежат. Избегайте принятия решений от лица вашей компании для достижения личной выгоды. Вашей целью должно быть наилучшее удовлетворение интересов компании.

 

19. Взаимность. Любые здоровые отношения основываются на принципе «давай-бери» или «ВЫИГРАЛ-ВЫИГРАЛ». Помните об этом, какие бы действия вы ни совершали. Любой перекос в сотрудничестве, так или иначе, проявится как коммерческая проблема. Время от времени будут возникать ситуации, когда поставщик будет нуждаться в вашем безвозмездном содействии, и наоборот. Такую поддержку получить при однобоких отношениях гораздо сложнее.

 

20. Стратегический подход. Для достижения успеха необходимо долгосрочное планирование. Действие согласно плану даёт возможность оценивать степень достижения конкретной цели. Речь идёт о намеренном формировании будущего, а не ожидании случайного коммерческого успеха. Вы должны обеспечить желаемое завершение процесса доступными средствами.

 

21. Мышление категорией цепочки поставок. Нужно думать о каждом аспекте как создания продукта, так и его доставки до вашего крыльца. Это больше, чем просто запрашивать самые низкие цены. Ваша компания не будет платить вам зарплату, если любой офисный работник может запросто получить интересный «ценник». Вам следует думать о таких областях как вертикальная интеграция, производственная сфера и причастность поставщиков к этому, а также перевозка и упаковка. Если деталь штампует один поставщик, а красит её другой, не лучше ли найти поставщика, который делает и то, и другое?

 

22. Терпение. Неизбежны ситуации, когда

— процессы внутри вашего предприятия будут затягиваться;

— ваш поставщик будет давать слишком высокую цену или долгую поставку;

— департамент планирования будет задавать необоснованные цены и сроки.

Вы будете недоумевать, где куда вообще смотрела ваша команда менеджеров. И в такой ситуации вам остается лишь одно – сфокусироваться на разработке и реализации работающего плана по достижению ваших целей. Если цели недостижимы, оперируйте данными, а не эмоциями, и хладнокровно понизьте ожидания вашего руководства так, чтобы превзойти их.

 

23. Внимательность к деталям. Вся суть явлений кроется в мелочах. Если вы попросили кого-то сбросить вам файл для передачи его другому лицу, не спешите нажимать кнопку «Переслать». Ведь отправитель мог неправильно указать получателя или прикрепить не тот файл. Или, например, когда вы несёте какую-то бумагу на подпись, изучите её. Ведь босс может задать вопросы, и вам нужно знать на них ответы. Придавая значение деталям, вы внушаете доверие, потому что своими ответными действиями вы по-настоящему демонстрируете аккуратность.

 

24. Посещение гембы. Вы выезжали к своим поставщикам? Когда это было последний раз? Встаньте из-за стола и проследите в пространстве бизнес-процесс до самого конца (или начала). Когда у вас возникали проблемы, обращались ли вы к принципу 8D? Смотрели ли на источник проблем собственными глазами? Конечно, вам приходится расставлять приоритеты. Невозможно быть везде одновременно. Однако нужно вырабатывать привычку наведываться туда, где происходят реальные события, когда риски или вероятности диктуют необходимость этого.

 

Справка: Гемба – один из подходов, заимствованных из японской производственной системы, заключающийся в регулярном посещении места событий с целью сбора достоверных данных о процессах и принятия наиболее эффективных решений по их обеспечению.

 

8D – подход, основанный на восьми принципах («дисциплинах») решения проблем и применяемый для улучшения продуктов и процессов. Представляет собой постоянной действующий набор корректирующих действий, основанный на статистическом анализе проблемы и сфокусированный на определении её коренных причин. Со временем к восьми «дисциплинам» была добавлена ещё одна – подготовительная, D0. Полный комплекс принципов представляет собой следующее:

D0: Планируй определение исходных данных и решение задачи..

D1: Формируй команду из людей, знающих процесс/продукт.

D2: Давай проблеме определение и описание в формате «кто, что, где, когда, почему, как, сколько».

D3: Разрабатывай план временного сдерживания, реализуй и проверяй временные действия, чтобы изолировать проблему от любого потребителя.

D4: Выявляй, распознавай и подтверждай коренные причины и направления выхода из проблемы. Перечисляйте все возможные факторы, которыми можно объяснить данный инцидент. Также ищите объяснение тому, почему проблема не была замечена в момент её появления. Все причины должны быть удостоверены, а не представлять собой продукт сырого мозгового штурма.

D5: Выбирайте постоянные действия по корректировке проблемы/несоответствия и подтверждайте качественно в процессе подготовки производства,что эти действия действительно решат проблему у потребителя.

D6: Внедряйте на постоянной основе и включайте в процедуры лучшие корректирующие действия.

D7: Принимайте упреждающие меры. Вносите изменения в системы менеджмента, документооборота, в практические техники и процедуры, чтобы предотвратить повторение данной проблемы и подобных ей.

D8: Поощряйте свою команду. Выделяйте общий успех, ибо команда нуждается в официальной благодарности от Компании.

 

25. Творческий подход. Нестандартное мышление. Чем больше подробностей вы знаете о ситуации, тем более креативным вы можете быть. Самым действенным может оказаться серия последовательных шагов, которые по принципу домино приведут к нужному результату.

 

26. Риск-менеджмент. В закупках присутствует как минимум три категории рисков:

— операционные (процедурные);

— коммерческие;

— правовые.

Чем более подробно вы заключите соглашение на бумаге (притом на взаимовыгодных условиях), тем меньше вероятность ущерба от непредвиденных рисков. Однако при этом нельзя соблазняться на слишком привлекательные предложения. Например, если минимальная цена на изделие, по которой вы его когда-либо закупали, составляет $1,30, а вам его вдруг предложили за $1, нужно насторожиться. Откуда такая цена? Внедрил ли поставщик инновации, позволившие ему снизить свои затраты? И какова на самом деле стоимость готового изделия у производителя? А может поставщик пошёл на грубый демпинг, чтобы расширить свой бизнес? Тогда нужно учесть, что он не будет работать себе в минус всегда.

 

27. Тайм-менеджмент. Профессионал в области закупок всегда работает в привязке ко времени. Это близко к «Чувству срочности», но в большей степени связано с тем, как вы расписываете свой рабочий день. Есть бюджетные прогнозы. Есть и новые проекты, которые потребуют дополнительного снабжения. Вы постоянно отвлекаетесь на электронные письма и телефонные звонки, что мешает сделать запланированное. С другой стороны, к вам в офис будет приходить множество людей с различными вопросами. Всё это требует расставлять приоритеты. Что нужно сделать прямо сейчас? А завтра? Какие задачи отнести к категории В или С, а то и вовсе вычеркнуть из списка?

 

28. Желание узнавать новое. Работа в цепочке поставок всё время вовлекает вас в новые сферы. Вы должны уметь приспосабливаться, оценивать обстановку и иметь желание погружаться в работу. Предприимчивый профессионал по закупкам не ограничивает себя аргументом «Это не моё дело».

 

29. Мастерство влияния. Способность заражать идеей. Когда вы представляете что-то новое в первый раз, к вам прислушиваются слабо. Во второй раз ваша мысль будет услышана уже лучше, но не вызовет рвения её реализовать. Но с третьей попытки ваша идея будет впитана. Старайтесь понимать нужды людей и достигать положения «выиграл-выиграл».

 

30. Сотрудничество. Ваша работа масштабна. Взаимодействуйте с различными специалистами, вовлеченными в проект, чтобы хорошо преуспеть.

 

31. Мастерство принятия решений. Эта черта очень важна потому, что от вашей работы зависит дальнейшее выполнение задач вашими коллегами. Вы всегда обладаете неполной информацией, что требует особых подходов к проблемам. Изучайте методики принятия решений (например, Кепнера-Трего). Отсутствие надлежащего анализа приводит к задержкам.

 

32. Развитие технологий. Отслеживайте нововведения у того или иного поставщика, отсутствующие у остальных. Читайте публикации по торговым отношениям и посещайте промышленные конференции. Вы не клерк – вы предприниматель, на которого рассчитывает Компания. Вы должны быть сведущим в трёх путях улучшений:

1) текущие практики;

2) лучшие практики;

3) перспективные практики.

Выигрывает тот, кто первым отвечает на вопрос «Что дальше?».

 

33. Мотивация. Деловой мир устал от «белых воротничков». От современного специалиста по закупкам ожидают мощную инициативу в постоянном поиске новых возможностей повышения как экономичности, так и оперативности процессов в цепи поставок. Внесите вклад в стратегический успех компании – и на вас будут смотреть как на источник решений.

 

34. Учитесь на ошибках. Вы неизбежно будете их совершать. Извлекайте из промахов полезный опыт. Хорошая управленческая команда не будет наказывать за «набитые шишки». Более того, правильная оценка ошибки, позволившая исключить её повторение в будущем, является корпоративной ценностью.

 

35. Бизнес-проницательность. Когда поставщик соглашается с чем-то, спросите себя: «Почему он мог пойти на это?». Что он в этом нашёл для себя? «Бизнес» означает понимание финансов, бухгалтерии и процедур своей компании. «Проницательность» — это способность к правильным суждениям и своевременным решениям. Объедините эти два компонента и начните смотреть в корень ситуаций.

 

36. Непрерывное обучение. Вам нужно знать, как работает ваша Компания, и понимать роль, для выполнения которой вас наняли. Мыслите бережливо. Нужно знать, как применять коммерческие инструменты для систематического сокращения потерь. Большинство думает, что это значит лишь создавать и внедрять в систему больше процессов и политик. На самом деле нужно перестать делать бесполезные «телодвижения», оставив только кратчайшие шаги между текущим состоянием и целью. Просто никогда не переставайте учиться.

 

37. Критическое мышление. Замечайте и учитывайте данные. Наблюдайте, классифицируйте, измеряйте, упорядочивайте, делайте выводы и передавайте. Ведь вы – высококлассный профессионал. Не принимайте на веру. Ищите логические взаимосвязи между предпосылками. Подвергайте тщательной проверке обобщения, заключения, гипотезы и утверждения.

 

38. Управление контрактами. Прочитайте контракт. Это нужно не кому-то, а вам. Изучите условия. Нет ли в них уловок? Посмотрите на «скользкие» моменты, выявите их источники и последствия. Вы должны быть жестким, но справедливым. Цели и обязательства отражаются в недвусмысленных договорах. Вам придётся написать много версий документа, прежде чем он станет завершенным. Не ждите, что лучший вариант получится с первой попытки.

 

39. Отношение. Вы имеете дело с людьми. Хотели бы вы работать с таким, как вы? Поддерживайте неослабевающее стремление к цели и доведите свои задачи до свершения, с позитивным настроем. То, как вы говорите и делаете, непосредственно определяет желание ваших коллег работать с вами в общих целях.

 

40. Осмысленное упорство. Обстоятельства и несобранные люди будут постоянно сбивать вас со следа на важном пути. В связи с этим к ключевым качествам в мире профессионалов относятся:

— мудрость, состоящая в способности отделять важное от чрезвычайно срочного;

— настойчивость в выполнении задачи до того, как она превратится в неотложную.

 

41. Кросс-тренинг (обучение смежным делам). Изучение того, каким образом выполняются другие функции в вашей Организации, позволит увидеть, насколько вы ей подходите и как ваши коллеги зависят от ваших результатов. Такой подход, называемый кросс-тренингом, поможет с перспективным развитием.

 

42. Знание общих затрат. Является ли закупочная цена исчерпывающим критерием эффективности закупок? А как насчет общих затрат вашего предприятия? Какова их величина и структура? Учли ли вы расходы по гарантии? А издержки из-за простоев производства, когда оператор ждёт детали? Ограничиваясь только выбором лучшей цены, Компания может получить лишь краткосрочный выигрыш. Однако это близорукий взгляд, который в долгосрочной перспективе приведёт к убыткам. Между ценой и ценностью существует большая разница.

 

Перечисленные аспекты могут рассматриваться топ-менеджерами и руководителями в сфере HR как признаки профессионализма применительно практически к любой категории работников, имеющих дело с принятием управленческих решений.  На основании представленного списка могут формулироваться требования к специалисту по закупкам и другим работникам. Ну а если Вы, уважаемый читатель, являетесь «простым наёмником», но  настроены на успех в серьезных корпорациях (особенно иностранных или международных), то Вам без этого арсенала просто не обойтись.

 

>>> В раздел «Снабжение»